VIDEOCONFERENCIA
Como participar en una videoconferncia en tiempo real o en diferido
Hace rato que el SENA esta realizando videoconferencias . El acceso a ellas es muy deseable por parte de la institucion, por lo cual en este blog consignarè mis experiencias con esta herramienta de trabajo.
Semanalmente hay un calendario de videoconferencias en las cuales puedes participar en tiempo real,o escuchar en diferido (cuando ya se encuentren en la videoteca) desde tu computador, si esta conectado al servidor del SENA. Asi se ve el calendario de videoconferencia. En la imagen he escogido un tema de mi interes, y al clickear sobre el puedo anotarlo a mi calendario personal. En este caso es una conferencia sobre tegnologia en Cereales. Si haces click sobre la imagen, podras verla màs ampliada.
El termino utilizado en ingles es " Stream a conference" que significa ver u oír un archivo de videoconferencia directamente en una página web sin necesidad de descargarlo antes al ordenador.
Para entrar a una videoconferencia realizada en el SENA se va al siguiente sitio en donde sale una ventana a llenar. Debes tener un programa "Codian Video Decoder" instalado en tu computadora, que lo puedes descargar en el mismo link. Debes tener en cuenta que el ancho de banda de la transmision de internet es decisivo para que se pueda ver la videoconferencia en el lugar que estas trabajando y no olvides el conectarte al sevidor del SENA como ya escribì.
http://172.20.41.13/ Link para ver conferencia en diferido.
http://172.20.41.11/ Link par ver conferencia en tiempo real.
En estos links se puede introducir la identificacion de la conferencia en la cual se quiere participar.
En el siguiente link se encuentran la identificacion de las conferencias que se pueden escuchar en diferido.
http://spreadsheets.google.com/pub?key=ppDU_Rv9YjI2D1p20pcfRFQ
Por ejemplo el dia 11/18/2008 el Grupo de Gestión del Cambio efectuò una conferencia llamada manejo adecuado del antivirus el nùmero de identificaciòn es con el la gravaciòn "recoding id " 0267
Antes de poder ingresar a una conferencia desde uno de los computadores del SENA debes agregar al mismo la direcciòn 172.20.41.* a la configuracion a la red local LAN del internet.
Entrar desde el explorer por Herramientas, luego Opciones de internet, enseguida elegir menù Conexiones, en donde escoges Configuracion de LAN y en la siguiente ventana vas a Opciones Avanzadas en Excepciones es donde escribes este nùmero. Habiendo hecho esto podràs entrar a la direcciònès:
http://172.20.41.11/ si quieres ver la videoconferencia en tiempo real.
El ID para la conferencia en tiempo real es ID2048 .
Apareceà la ventana de Codian en donde identificaràs el nùmero del video que desees ver. Luego el computador te permitirà ver la videoconferencia. En algunos casos deberàs instalar el programa "Codian Video Decoder" , que lo puedes descargar en el mismo link. Luego de instalar el programa debes cerrar el navegador explorer y luego volverlo a abrir y repetir el procedimiento. En los computadores del SENA que tienen bloqueada la opciòn de bajar archivos , si reinicias el computador se habrà perdido la acciòn de bajar este programa, por eso debes reiniciar solo el explorer.
Si por alguna razòn el id de la videoconferencia es invàlido y lo has tomado de la hoja de calculo del listado en el link de arriba, puedes llamar desde un IP del Sena al IP12938. En este IP esta una Funcionaria del SENA que dice que rectificarà los ID de las conferencias.
A continuaciòn algunos tips por si deseas ser anfitriòn de una videoconferencia.
En el link de abajo encuentras instrucciones y las direcciones de los administradores de videoconferencia en el SENA.
http://sistemainteractivosena.spaces.live.com/blog/cns!FD5A006D746F61DC!222.entry
En el calendario de programaciòn de video conferencia se pueden ver las conferencias de la semana , bien sea para participar, o tambièn para programar la nuestra. Allì se ubica el tiempo disponible, y se da la informaciòn acerca de la conferencia, para que se pueda hacer difusiòn e invitaciòn a las pesonas interesadas.
Protocolo para el desarrollo de
una videoconferencia
1. Reservar con 30 días hàbiles de antelación el espacio para la videoconferencia para que pueda ser programada en el tiempo de los técnicos y de los equipos.
2. Estar 20 minutos antes de la emisión
3.Tener los materiales audiovisuales y archivos pertinentes debidamente revisados pues no se permite corregir a último momento. Los textos deben ser bien contrastados, para mejorar la visibilidad texto oscuro y fondos claros.
4. Entregar 10 minutos antes del inicio el guiòn con el respectivo orden de intervenciones
5. Estar vestido adecuadamente. El vestido debe tener tonos suaves y uniformes, evitar el uso de adornos que provoquen reflejos. Al momento de salir al aire evitar movimientos bruscos y continuos, guardar la compostura y calma frente al auditorio. No utilizar papeles o bolìgrafos ruidosos que puedan interferir el sonido o los micrófonos durante la videoconferencia.
6. Es prohibido comer y beber cerca de los equipos
7. Ser puntual pues los técnicos solo dan 15 minutos de espera, en caso de retraso.
8. En la solicitud de la conferencia introducir la siguiente información: Datos del usuario solicitante, de la entidad a la cual pertenece. Fecha y hora de inicio y terminación, Temas a tratar y resumen de los mismos. Persona responsable del evento y teléfono, correo electrónico. Público objetivo a la cual va dirigido. Expositores y cargo que se desempeñan. Nùmero de puntos y lugares a enlazar para garantizar auditorio y señal de recepción.
9. Antes de la conferencia, verificar que los equipos, modem, video, audio, pares, cámaras y micrófonos estén debidamente conectados. Encender los equipos con media hora de antelación antes del evento. En caso de usar equipos adicionales, verificar funcionalidad y compatibilidad con los equipos.
10. El personal técnico capacitado, debe hacer manejo de los equipos. Evitar jalar los cables del micrófono. Verificar volumen adecuado de los micrófonos y el televisor. Verificar enfoque de las cámaras, verificar iluminación. En el manejo de la cámara enfocar a los conferencistas y evitar distractores, enfocando objetos, ajenos a la conferencia en si.
11. Los participantes deben bloquear sus micrófonos mientras no estén participando.
Algunos aspectos para la realización de la conferencia por medio del programa webex.
El siguiente es un resumen de aspectos aprendidos al visitar el link de la firma mejicana Web-ex. En el encuentras una demo gratuita durante 14 dias en la cual puedes familiarizarte con el programa que se utiliza para ser anfitriòn de una videoconferencia. Tambièn hay ejemplos y materiales didàcticos sobre los beneficios que se pueden obtener al utilizar esta fantànstica herramienta.
Mediante la exploración de la página se pudo acceder a un tutorial de la plataforma de videoconferencia. Escribiendo los datos personales, la empresa asigna una clave que es enviada a el correo, seguidamente se puede hacer log in e invitar personas a la videoconferencia que uno mismo dirige. En este caso yo fui anfitriona y me envié invitación a mi misma a otro correo para entrar a participar.
Se puede invitar a participar a la video conferencia por medio de mail, que sale de la misma plataforma webex, la persona invitada recibe el link a donde debe dirigirse para participar en la video conferencia en donde se incluye información de la video conferencia, a saber la fecha, el tema , la hora , el numero de encuentro , y en caso necesario el login, que el participante debe usar. 
Es posible editar un mensaje de bienvenida asi como enviar archivos de soporte, y dar atribuciones a los participantes como por ejemplo para gravar la video conferencia. Mediante menús que se encuentran sobre el area visual el anfitriòn puede: Decidir que archivos desea compartir, o inclusive compartir el escritorio de su computadora. Escribir observaciones, resaltar detalles, mover una flecha sobre el área que ven los participantes. Ser visto al transmitir su imagen de video . Chatear y lanzar , recibir y contestar preguntas.
Ver 
informaciòn de los participantes .
Mostrar toda la pantalla y controlar los chats, los videos y participaciones los participantes mientras se tiene funcionando la vista de pantalla completa.
Los archivos y aplicaciones pueden ser vistas por participantes sin que ellos tengan el software necesario dentro de sus propios computadores. El anfitrión decide cuando comparte y cuando deja de compartir los archivos Antes de iniciar la video conferencia es necesario ajustar el audio del anfitriòn y los participantes.
Es posible editar un mensaje de bienvenida asi como enviar archivos de soporte, y dar atribuciones a los participantes como por ejemplo para gravar la video conferencia. Mediante menús que se encuentran sobre el area visual el anfitriòn puede: Decidir que archivos desea compartir, o inclusive compartir el escritorio de su computadora. Escribir observaciones, resaltar detalles, mover una flecha sobre el área que ven los participantes. Ser visto al transmitir su imagen de video . Chatear y lanzar , recibir y contestar preguntas.
Ver 
informaciòn de los participantes .
Mostrar toda la pantalla y controlar los chats, los videos y participaciones los participantes mientras se tiene funcionando la vista de pantalla completa.
Los archivos y aplicaciones pueden ser vistas por participantes sin que ellos tengan el software necesario dentro de sus propios computadores. El anfitrión decide cuando comparte y cuando deja de compartir los archivos Antes de iniciar la video conferencia es necesario ajustar el audio del anfitriòn y los participantes.
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